Welke HR-documenten moet ik als werkgever hebben?

Waarom dit belangrijk is

Goede HR-documenten voorkomen discussie, beschermen je bij een conflict en laten zien dat je je zaken op orde hebt, bijvoorbeeld als de Arbeidsinspectie, de Belastingdienst of UWV meekijkt. Je hoeft niet alles in één keer te regelen, maar de verplichte basis moet staan vanaf je eerste medewerker.

Wil je weten welke regels er achter deze documenten zitten? Lees dan welke HR-verplichtingen heb je als MKB-werkgever. Dit artikel is de praktische documentenlijst.

Verplichte documenten

Per medewerker

• Schriftelijke informatie over de arbeidsvoorwaarden. De belangrijkste gegevens, zoals functie, startdatum, salaris, werktijden en proeftijd, geef je binnen een week. Andere gegevens, zoals vakantie, opzegtermijnen, cao en pensioen, binnen een maand. Meestal leg je dit vast in de arbeidsovereenkomst. Lees wat er minimaal in een arbeidsovereenkomst moet staan.
• Een kopie van het identiteitsbewijs, gecontroleerd voordat de medewerker begint.
• Loonheffingsgegevens en een loonstrook bij elke betaling.
• Registratie van de gewerkte uren, zodat je kunt laten zien dat je je aan de Arbeidstijdenwet houdt.

Voor je organisatie

• Een contract met een arbodienst of bedrijfsarts (het basiscontract).
• Een RI&E (risico-inventarisatie en -evaluatie) met een plan van aanpak. Bij 25 medewerkers of minder kun je vaak een erkend branche-instrument gebruiken.
• Een preventiemedewerker. Bij 25 medewerkers of minder mag je dat als werkgever zelf zijn.
• Bekendgemaakte verzuimregels. Je medewerkers moeten weten hoe ziekmelden werkt.
• Bij langdurig verzuim: een re-integratiedossier volgens de Wet verbetering poortwachter. Lees mijn werknemer is langdurig ziek.

Vanaf 50 medewerkers

• Een interne meldregeling voor misstanden (Wet bescherming klokkenluiders).
• Een ondernemingsraad, met de bijbehorende afspraken en documenten.

Verstandige documenten (niet verplicht, wel slim)

• Verzuimprotocol: wie meldt zich waar, hoe laat, en wat volgt er? Het maakt de verplichte verzuimregels concreet.
• Personeelshandboek: al je afspraken op één plek, van verlof tot thuiswerken. Lees wat er in een personeelshandboek hoort.
• Functieomschrijvingen: wat verwacht je van wie? Onmisbaar als het functioneren ooit ter discussie staat.
• Formats voor gesprekken: ontwikkel-, functionerings- en verzuimgesprekken, met een vast verslag.
• On- en offboardingchecklist. Lees de onboarding-checklist.
• Gedragscode en beleid tegen ongewenst gedrag. Beleid rond psychosociale arbeidsbelasting, zoals werkdruk en ongewenst gedrag, hoort bij je arbobeleid.
• Een vertrouwenspersoon. Er ligt een wetsvoorstel om dit verplicht te maken voor werkgevers met tien of meer medewerkers; de ingangsdatum is nog niet bekend.

Checklist om je HR-basis te toetsen

1. Heeft iedere medewerker een getekende arbeidsovereenkomst die klopt met de huidige situatie?
2. Zit van iedereen een gecontroleerde ID-kopie in de loonadministratie?
3. Heb je een basiscontract met een arbodienst of bedrijfsarts?
4. Is je RI&E actueel, met een plan van aanpak waar je echt mee werkt?
5. Is er een preventiemedewerker aangewezen?
6. Weten je medewerkers hoe ziekmelden werkt?
7. Houd je de gewerkte uren bij?
8. Leg je gesprekken over functioneren en verzuim vast?

Twijfel je bij een of meer vragen? Doe de gratis HR Quickscan en zie in een paar minuten waar je staat.

Wil je per medewerker nagaan of alles compleet is? Gebruik dan onze gratis checklist personeelsdossier.

Bewaren en privacy

Personeelsgegevens vallen onder de AVG: bewaar alleen wat nodig is, niet langer dan nodig, en beveilig het goed. Voor de loonadministratie geldt een fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Medische informatie hoort niet in het personeelsdossier.

Hoe KISS HR kan helpen

Bij HR Basis en HR Compleet stellen we je arbeidsovereenkomsten, addenda en contractwijzigingen op, zonder maximum, en krijg je formats voor on- en offboarding en gesprekken. Een personeelshandboek of verzuimprotocol op maat maken we als maatwerkproject. Met KISS HR Online staan alle documenten digitaal en veilig in één systeem.