Onboarding nieuwe medewerkers: de checklist

Waarom onboarding loont

De eerste weken bepalen voor een groot deel of een nieuwe medewerker blijft. Wie zich welkom voelt en snel weet wat er van hem verwacht wordt, is sneller productief en vertrekt minder snel. Een vaste checklist zorgt dat je niets vergeet.

Vóór de eerste werkdag

• De arbeidsovereenkomst is getekend door beide partijen.
• Je hebt de identiteit gecontroleerd met een geldig identiteitsbewijs en een kopie in je administratie opgenomen. Dat is wettelijk verplicht.
• De medewerker heeft het formulier Opgaaf gegevens voor de loonheffingen ingevuld.
• De medewerker is aangemeld bij de salarisadministratie, en indien van toepassing bij het pensioenfonds.
• Werkplek, laptop, telefoon, accounts en toegangspas zijn geregeld.
• Het team weet wie er komt en wanneer.
• Je hebt een buddy gekozen en een planning voor de eerste week gemaakt.

De eerste dag

• Een persoonlijk welkom en een rondleiding.
• Kennismaken met het team en de buddy.
• Uitleg over de veiligheidsregels en wat er in de RI&E staat over de functie.
• Het personeelshandboek en de belangrijkste afspraken: werktijden, verlof en ziekmelden.
• Inloggen in de systemen, zoals het HR-systeem.

De eerste weken

• Duidelijke taken en eerste doelen.
• Korte, regelmatige check-ins met de leidinggevende.
• Een evaluatiegesprek halverwege de proeftijd.
• Een gesprek na ongeveer drie maanden: hoe bevalt het, en wat is er nog nodig?

Inwerkplan en inwerkdocument

Zet de stappen uit deze checklist in een kort inwerkplan of inwerkdocument. Daarin staat per week wat de nieuwe medewerker gaat doen, wie hem helpt en wanneer jullie evalueren. Zo weet iedereen waar hij aan toe is, ook als de leidinggevende een dag weg is. Houd het kort: één of twee pagina’s is genoeg.

Neem je voor het eerst iemand in dienst? Lees dan ook ons gratis e-book over je eerste medewerker aannemen.

Vergeet de administratie niet

Bewaar het contract, de kopie van het identiteitsbewijs en de loonheffingsgegevens in het personeelsdossier. De kopie van het identiteitsbewijs moet je bewaren tot vijf jaar na het einde van het dienstverband. In een HR-systeem heb je alles overzichtelijk bij elkaar.