Checklist: is jouw personeelsdossier compleet?

Een personeelsdossier lijkt administratie, maar het is meer dan dat. Het is het geheugen van je samenwerking met een medewerker. Wat is er afgesproken? Welke gesprekken zijn er gevoerd? En kun je bij een controle van de Belastingdienst laten zien dat je de identiteit van je medewerker goed hebt vastgesteld?

Verplicht, praktisch of liever niet

Sommige documenten moet je wettelijk bewaren, zoals een leesbare kopie van het identiteitsbewijs en de opgaaf gegevens voor de loonheffingen. Andere documenten zijn niet verplicht, maar wel slim: gespreksverslagen, contractwijzigingen en afspraken over opleidingen. En sommige gegevens horen er juist niet in, zoals medische informatie. In de checklist zie je per document met één label waar het onder valt.

De AVG en bewaartermijnen

Volgens de AVG bewaar je alleen gegevens die je echt nodig hebt, en niet langer dan nodig. Voor de meeste dossierstukken is dat tot twee jaar na het einde van het dienstverband. Voor fiscale stukken gelden langere termijnen. Medewerkers hebben bovendien recht op inzage in hun dossier. Schrijf daarom alleen feiten op, geen meningen.

Handig bij lastige situaties

Een compleet dossier helpt je vooral als het een keer tegenzit. Bij disfunctioneren wil een rechter bijvoorbeeld zien dat je medewerker wist wat er niet goed ging en de kans kreeg om te verbeteren. Dat bewijs je met vastgelegde gesprekken, niet met herinneringen.

Wil je je dossiers digitaal en veilig geregeld hebben? Met KISS HR Online heb je digitale personeelsdossiers, en wij beheren ze voor je.