Ik heb 10–30 medewerkers maar geen HR-afdeling. Hoe regel ik mijn HR?

Waarom HR tussen de 10 en 30 medewerkers gaat knellen

Met een paar medewerkers regel je HR tussen de bedrijven door. Maar rond de tien medewerkers verandert er iets. Er zijn meer contracten om bij te houden, vaker verzuim, meer gesprekken, nieuwe collega’s die ingewerkt moeten worden en af en toe een lastige situatie. Herken je dit?

• Je besteedt steeds meer avonden aan contracten, verlof en vragen van medewerkers.
• Je weet niet zeker of je contracten en je verzuimaanpak nog kloppen.
• Lastige gesprekken schuif je voor je uit.
• Afspraken staan in mails en hoofden, niet op één plek.
• Je wilt groeien, maar HR remt je af.

Dan is het tijd om HR bewust te organiseren. Lees ook vanaf hoeveel medewerkers heb je HR-ondersteuning nodig.

De zes mogelijkheden op een rij

1. HR zelf blijven doen

Jij of een collega, zoals de officemanager, doet HR naast het eigen werk.

• Voordelen: geen extra kosten, korte lijnen, je kent je mensen.
• Nadelen: kost veel tijd, kennis van wet- en regelgeving loopt snel achter, fouten worden pas zichtbaar als het misgaat, en lastige gesprekken liggen dicht op de persoonlijke relatie.

2. Een HR-systeem gebruiken

Software voor dossiers, verlof, verzuim en documenten.

• Voordelen: overzicht, minder papier, medewerkers regelen zelf hun verlof.
• Nadelen: een systeem lost de administratie op, niet de inhoud. Het beantwoordt geen vragen en voert geen gesprekken. En als niemand het goed inricht en bijhoudt, wordt het een lege huls.

3. Losse externe HR-ondersteuning

Je belt een HR-adviseur of jurist als er iets speelt, vaak op uurbasis.

• Voordelen: je betaalt alleen wat je gebruikt, deskundige hulp bij een probleem.
• Nadelen: je komt meestal pas in actie als het al misgaat; de adviseur kent je organisatie niet en je hebt geen vast aanspreekpunt.

4. Freelance of interim HR

Een HR-professional werkt tijdelijk een aantal dagen per week voor je.

• Voordelen: veel expertise, snel inzetbaar, goed voor een project of piek.
• Nadelen: relatief duur per uur, tijdelijk van aard, en kennis vertrekt weer als de opdracht stopt. Je bent afhankelijk van één persoon.

5. Een eigen HR-medewerker aannemen

Parttime of fulltime, in loondienst.

• Voordelen: altijd iemand in huis, betrokken bij de cultuur.
• Nadelen: bij 10 tot 30 medewerkers is er zelden genoeg werk voor een fulltime HR-professional. Je betaalt naast salaris ook werkgeverslasten, vakantiegeld en opleiding, en je draagt het risico bij ziekte of vertrek. Eén persoon weet bovendien nooit alles; een generalist mist vaak specialistische kennis van bijvoorbeeld verzuim of arbeidsrecht.

6. Een externe HR-afdeling

Een vast HR-team buiten de deur dat werkt als jouw eigen HR-afdeling, meestal tegen een vast bedrag per maand.

• Voordelen: een vaste adviseur die je organisatie kent, kennis van meerdere specialisten, voorspelbare kosten, en je schaalt mee met je groei. Geen werkgeversrisico’s voor een extra functie.
• Nadelen: niet fysiek elke dag aanwezig, en je moet afspraken maken over wat wel en niet in het abonnement zit.

Overzicht: welke optie past bij welke situatie?

Waarom een externe HR-afdeling vaak de slimste tussenstap is

Voor veel groeiende MKB-bedrijven ligt het omslagpunt hier: HR vraagt te veel tijd van de ondernemer, maar er is nog onvoldoende werk voor een eigen fulltime HR-professional. Een externe HR-afdeling vult precies dat gat. Je hebt een vaste sparringpartner die je organisatie kent, de documenten zijn op orde en lastige situaties pak je samen op tijd aan, zonder de kosten en risico’s van een extra functie. Groei je later door naar een eigen HR-medewerker, dan staat het fundament al. Lees ook heb ik met 20 medewerkers een HR-manager nodig of kan ik HR uitbesteden?

Stappenplan: zo regel je je HR

1. Breng in kaart wat er nu is. Welke documenten heb je, wat ontbreekt? Gebruik de checklist in welke HR-documenten moet ik hebben.
2. Kijk waar je tijd naartoe gaat. Administratie, vragen, verzuim, gesprekken of werving?
3. Bepaal wat je zelf wilt blijven doen en wat je liever uit handen geeft.
4. Kies de vorm die past bij je omvang, je groei en je budget. Lees wat kost HR uitbesteden.
5. Leg de basis vast: contracten, verzuimprotocol en afspraken op één plek.
6. Plan vaste momenten om vooruit te kijken, in plaats van alleen te reageren als er iets misgaat.

Hoe KISS HR werkt als externe HR-afdeling

KISS HR is de externe HR-afdeling in Breda voor MKB-bedrijven. Je kiest het abonnement dat past:

• HR Basis: je doet HR grotendeels zelf, met de zekerheid van goede documenten. Contracten en wijzigingen zonder maximum, een HR-vragenuur van 60 minuten per maand en formats voor on- en offboarding en gesprekken. Vanaf €295 per maand plus €10 per medewerker, voor organisaties vanaf 5 medewerkers.
• HR Compleet: je hebt een vaste HR-adviseur. Alles uit HR Basis, onbeperkt HR-advies en sparren over personele vraagstukken en een maandelijks HR-overleg. Vanaf €395 per maand plus €15 per medewerker, voor organisaties vanaf 5 medewerkers.
• Optioneel KISS HR Online, het HR-systeem dat wij inrichten en beheren.
• Extra handen nodig, zoals voor gesprekken of verzuimbegeleiding? Dan zet je HR Flex in.

Alle bedragen zijn exclusief btw. Bekijk de opbouw en reken je prijs uit op pakketten & prijzen.