Mijn werknemer is vaak ziek, wat kan ik als werkgever doen?

Wat is frequent verzuim?

Van frequent verzuim spreken we meestal als iemand zich drie keer of vaker in twaalf maanden ziek meldt. Dat is geen wettelijke grens, maar een veelgebruikte vuistregel. Je kunt in je verzuimprotocol ook je eigen grens afspreken.

Kort verzuim lijkt onschuldig, maar het kost veel: collega’s vangen werk op, planningen lopen in de war en het kan een signaal zijn van iets anders. Denk aan werkdruk, problemen thuis, een conflict, weinig plezier in het werk of een gezondheidsprobleem dat nog niet in beeld is.

Wat mag je als werkgever wel en niet vragen?

Bij een ziekmelding mag je vragen wanneer de medewerker denkt weer te kunnen werken en hoe je hem kunt bereiken. Je mag ook afspraken maken over lopend werk.

Je mag niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte. Vertelt de medewerker het uit zichzelf? Dan mag je die medische informatie niet vastleggen. Medische zaken horen bij de bedrijfsarts.

Wat je wel mag bespreken: het patroon van het verzuim, de gevolgen voor het werk en wat er in het werk of de werkomgeving meespeelt.

Zo voer je het gesprek over frequent verzuim

1. Bereid je voor. Zet de ziekmeldingen van het afgelopen jaar op een rij: hoe vaak, hoe lang, valt er een patroon op (bijvoorbeeld rond weekenden of drukke periodes)?
2. Benoem wat je ziet. ‘Je bent dit jaar vijf keer ziek geweest. Daar maak ik me zorgen over en ik wil kijken hoe we dat samen kunnen veranderen.’
3. Vraag wat er speelt, niet wat iemand heeft. ‘Is er in het werk iets wat meespeelt? Wat heb je nodig?’ Het antwoord over de ziekte zelf is aan de medewerker.
4. Maak samen afspraken. Bijvoorbeeld over werkdruk, werktijden, taken of een afspraak bij de bedrijfsarts.
5. Leg het vast en plan een vervolg. Een kort verslag van de afspraken, zonder medische informatie, en een datum om terug te kijken.

Wanneer schakel je de bedrijfsarts in?

Blijft het verzuim terugkomen, of vermoed je dat er meer speelt? Dan kun je de medewerker uitnodigen voor het spreekuur van de bedrijfsarts, ook als hij op dat moment niet ziek is. De bedrijfsarts kan beoordelen of er een medische oorzaak is en adviseren over wat helpt. Jij krijgt alleen te horen wat de medewerker wel en niet kan, niet wat hij heeft. Lees meer in wat doet een bedrijfsarts?

Een verzuimprotocol helpt

Zorg dat iedereen weet hoe ziekmelden werkt: bij wie, voor hoe laat, hoe je bereikbaar blijft en wanneer er een gesprek volgt. Zo’n verzuimprotocol maakt het gesprek over frequent verzuim minder persoonlijk; je volgt gewoon de afspraak die voor iedereen geldt. Je bent als werkgever verplicht je verzuimregels bekend te maken.

Veelgemaakte fouten

• Niets zeggen omdat het ‘maar’ een paar dagen zijn. Juist bij kort verzuim is een vroeg gesprek het meest effectief.
• Doorvragen naar de ziekte. Dat mag niet en het zet de relatie onder druk.
• Medische details opschrijven in het personeelsdossier.
• Het gesprek als straf brengen. Het doel is samen zoeken naar een oplossing.

En als het kort verzuim langer gaat duren?

Duurt een ziekmelding langer dan een paar weken, dan start de aanpak van de Wet verbetering poortwachter. Lees wat je dan moet regelen in mijn werknemer is langdurig ziek. Volgt de ziekmelding op een conflict? Lees dan ziekmelding na een arbeidsconflict.

Hoe KISS HR kan helpen

We helpen je het gesprek over frequent verzuim voor te bereiden, sluiten aan als je dat prettig vindt en zorgen voor een goed verslag zonder medische informatie. Ook stellen we een helder verzuimprotocol voor je op. Meedenken over een verzuimcasus zit bij HR Compleet in je abonnement; gesprekken en verslaglegging doen we via HR Flex. Meer op verzuim & re-integratie.