Wanneer moet je als werkgever een verbetertraject starten en hoe pak je dat aan?

Wat is een verbetertraject?

Een verbetertraject (ook wel verbeterplan of PIP) is een afgesproken periode waarin een medewerker met hulp werkt aan concrete verbeterpunten in zijn functioneren. Het is de stap na de gewone gesprekken: je maakt het formeler, met heldere doelen en vaste evaluaties.

Wanneer start je een verbetertraject?

• Je hebt het functioneren al een of meer keren besproken, maar het verbetert niet of te weinig.
• Het gaat om structurele problemen, niet om een incident.
• De oorzaak ligt niet (vooral) in ziekte. Speelt ziekte mee, schakel dan eerst de bedrijfsarts in.
• Je wilt de medewerker serieus een kans geven, en als het niet lukt kunnen laten zien dat je dat hebt gedaan.

Begin nog niet bij je eerste twijfel; dat begint met een goed gesprek. Lees daarvoor mijn medewerker functioneert niet goed.

Wat zet je in het verbeterplan?

1. De aanleiding: wat gaat er niet goed, met concrete voorbeelden.
2. De doelen: wat verwacht je aan het einde van het traject? Maak ze concreet en meetbaar.
3. De begeleiding: coaching, een training, een vaste begeleider, extra uitleg of tijdelijk minder taken.
4. De duur: hoe lang het traject loopt.
5. De evaluatiemomenten: bijvoorbeeld elke twee tot vier weken een kort gesprek, en een eindevaluatie.
6. De gevolgen: wat gebeurt er als het lukt, en wat als het niet lukt. Wees daar eerlijk over.

Hoe lang duurt een verbetertraject?

Er is geen vaste wettelijke termijn. De duur moet redelijk zijn: lang genoeg om echt te kunnen verbeteren. Voor eenvoudig werk kan een korte periode volstaan; voor complexere functies duurt het vaak enkele maanden. Kijk naar de functie, de verbeterpunten en hoe lang iemand al in dienst is.

Tijdens het traject

• Houd je aan de afspraken. Als jij de begeleiding niet levert, kun je de medewerker ook niet afrekenen.
• Evalueer op de afgesproken momenten en leg elk gesprek kort vast. Lees hoe in een personeelsdossier opbouwen bij disfunctioneren.
• Benoem ook vooruitgang. Dat motiveert en maakt het traject eerlijk.
• Wordt de medewerker ziek? Zet het traject in overleg met de bedrijfsarts op pauze. Volgt de ziekmelding op een conflict, lees dan ziekmelding na een arbeidsconflict.

Het einde van het traject

Sluit af met een eindevaluatie en leg de uitkomst vast:

• Doelen gehaald: mooi. Spreek af hoe je het vasthoudt, bijvoorbeeld met een vervolggesprek na een paar maanden.
• Deels gehaald: soms is een korte verlenging redelijk.
• Niet gehaald: dan komen andere opties in beeld, zoals een andere passende functie. Afscheid kan ook een uitkomst zijn. Voor ontslag wegens disfunctioneren moet je aantonen dat je de medewerker tijdig hebt geïnformeerd, voldoende kans en hulp hebt geboden en dat herplaatsing niet mogelijk is. De kantonrechter beslist. Vaak kiezen partijen in overleg voor een vaststellingsovereenkomst. Laat je hierbij altijd adviseren.

Veelgemaakte fouten

• Vage doelen, zoals ‘meer inzet tonen’.
• Een traject dat eigenlijk al een uitgemaakte zaak is. Dan is het geen echte kans.
• Te kort om realistisch te kunnen verbeteren.
• Geen begeleiding of geen tijd om die te volgen.
• Evaluaties overslaan of niet vastleggen.

Hoe KISS HR kan helpen

Een verbetertraject vraagt tijd, structuur en een goede toon. KISS HR stelt het verbeterplan met je op, bereidt de gesprekken voor of voert ze met je, bewaakt de evaluatiemomenten en zorgt voor een zorgvuldig dossier. Gesprekken en verslaglegging doen we via HR Flex; bij HR Compleet denken we onbeperkt mee. Meer op functioneren & disfunctioneren.